Valóban készen állsz a kiszervezésre?

Egyre többen, munkaterülettől függetlenül szeretnének virtuális asszisztenssel dolgozni, de néhányan csalódnak ebben a szolgáltatásban, ám ennek gyakran semmi köze a  virtuális asszisztens készségeihez és képességeihez.

Fel kell készülni arra hogy kiszervezd a munkát, és az az igazság, hogy nem mindenki alkalmas erre!

Lehetséges, hogy a csalódott ügyfél is hibázott?

Igen, lehetséges. Akkor is ha nem kéne, hogy ez megtörténjen. Bárki élvezheti a virtuális asszisztencia által kínált előnyöket, de csak abban az esetben, ha átérzi ezen szolgáltatás potenciális értékét, és tudja, hogyan hasznosítsa azt.

Egy közreműködő partner bevonása annak érdekében, hogy hatékonyabban működjön a vállalkozás, nem arról szól, hogy aláírsz egy szerződést, mintha egy telefon- vagy internetelőfizetés lenne, aztán mindent a szolgáltatóra hagysz.

Ez a szolgáltatás valójában jobban hasonlít a hagyományos munkáltató-alkalmazott viszonyra. Ebben persze nem mindnkinek van gyakorlata, főleg akkor nem, ha kis cégekről vagy egyszemélyes vállalkozásokról van szó.

 A titok a megfelelő felkészültségben rejlik

Ez a cikk nem azért íródott, hogy elvegye a kedved a kiszervezéstől, sokkal inkább arról van szó, hogy mankóul szolgáljon az első lépések megtételéhez.

A tapasztalataim alapján állíthatom, hogy az ügyfélnek el kell jutnia egy bizonyos felkészültségi szinthez ahhoz,  hogy az együttműködés mindkét fél számára sikeresnek legyen mínősíthető.

Szeretnéd felmérni hogy készen állsz-e a kiszervezésre? Íme egy pár lépéses útmutató hogy, hatékonyabban készülj fel a delegálásra!

Készen állsz arra, hogy “bele lazulj” ebbe a szerepbe?

Az első kérdés amit fel kell tenned magadnak: Képes vagyok arra, hogy lazítsak a kontrollon? Hogy ne csak az járjon a fejemben, hogy mikor mit csinál a kolléga, és ne érezzek arra kényszert, hogy ellenőrizgessem az elvégzett feledatokat? Ha válaszod NEM, akkor bizony ezen még dolgoznod kell. Ha a válaszod viszont IGEN, tudd, hogy ebben az esetben is nehezebb lehet a valóságban, mint ahogy azt te elképzelted.

Nagyon sokan küzdenek ezzel a problémával a kisvállalkozóktól a magas beosztásban dolgozó menedzserig, tehát tudd, hogy nem vagy egyedül, és, hogy ez nem csak a “kezdők” problémája.

Viszont sok olyan kisvállakozás vagy digitalis vállalkozás létezik, aki tökéletesen ki tudta aknázni a kiszervezés által kínált előnyöket, és ma már egy sikeres üzletet vezetnek!

Tudsz távmodalitásban delegálni?

Ha a delegálás nehéznek tűnik, akkor tudd, hogy távmodalitásban még nehezebb! Nem elég utasításokat adni. Tipikusan az első adandó alkalommal, amikor az elvárás eltér az eredménytől, felmerül a gondola: “Sokkal jobban járok, ha magam csinálom meg”.  A delegálás egy befektetés, ami mind anyagi, mind időbeli befektetést igényel. Azon felül, hogy nagyon egyértelmű módon kell közölni a feladatokat, az elvárásokat,a kitűzött célt, az esetleges hibákat és a megoldásokat, tudni kell motiválni a kollégát, képesnek kell lenned arra, hogy megoszd vele a vállalkozásod misszióját, és hatékonyan kommunikáld az értékrendszered. Csak így válhat egy egyszerű kollégából üzlettárs, aki a te vállalkozásodért, és nem neked dolgozik!

A 80/20 típusú működtetés a kiszervezésben

Hallottál már a PARETO elvről? Alkalmazhatod a kiszervezésben is, és nagyszerű eredményeket fogsz elérni!

Például segíthet abban is, hogy ne úgy gondolj a delegálásra, mint egy tevékenység kszervezésére. Ehelyett gondolj arra, hogyan csökkentheted a munkaterhelést körülbelül 80% -kal. A feladatok 20% -a magában foglalja a kezdeti strukturálást, a vázlatos célbeállításokat (10%) és a felülvizsgálati eredményeket (10%), miután a virtuális asszisztens 80% -ot teljesített.

A felülvizsgálathoz adott 10% -nak tartalmaznia kell a visszajelzést is. Informáld a virtuális asszisztensed arról, hogy mi történt valójában, és mit lehet tenni a javulás érdekében. Tippek, utasítások vagy részletes útmutatások  szükségesek a következő alkalommal, amikor a virtuális asszisztens ugyanazt a tevékenységet végzi. Ez a kommunikációs forma döntő fontosságú a bizalmi kapcsolat kiépítésében!

Idővel meg fogod tanulni, hogyan szervezz ki bizonyos feledatokat 100%-ban, addig is, ha belegondolsz, már a 80% is egy nagyon szép eredmény!

Tudod, hogy mit akarsz a virtuális asszisztensedtől?

Nagyon fontos, hogy olyan feledatokat szervezz ki, melyek valóban tudják segíteni a vállakozásod. Ehhez tudnod kell, milyen tevékenységek zajlanak a vállalkozásodban, melyek azok, amik kevésbé fontosak stratégiai szempontból, melyek azok, amelyeket csak te tudsz elvégezni.

Két eset létezik:

  1. Az első, amikor időt szabadítasz fel magadnak, tehát delegálsz minden olyan tevékenységet, amit nem kell neked elvégezned, és ezáltal időt nyersz a stratégiai tevékenységek kezelésére.
  2. Az is előfordulhat, hogy egy tevékenység, amihez neked nincs meg a megfelelő szaktudásod, a vállakozásod jelen állapotában létfontosságú a növekedéshez, tehát életbevágó, hogy egy erre a feledatra jól képzett munkatársat találj magadnak.

Tisztázd le magadban a céljaid

Képzeld el azt az állapotot, ahová szeretnéd, hogy a vállakozásod eljusson! Ha van célod, meg tudod határozni a taktikát és a feladatokat. Fontos, hogy ezeket megoszd a virtuális asszisztenseddel is.

Készülj fel a delegálásra, még mielőtt keresnél egy virtuális asszisztenst

  • Határozd meg a feledatokat, amiket kiszervezhetsz
  • Állíts fel fontossági sorrendet
  • Készíts pontos munkaleírást

A célok, a prioritások és az előkészítés teljes folyamata segíteni fog abban, hogy:

  • Tudd, milyen képeséggel rendelkező kollégát kell keresned
  • Könnyebben találod meg a neked megfelelő virtuális asszisztent
  • Már az első naptól kezdve hatékonnyabban fog dolgozni
  • Jobban kezelheted mindkettőtök befektetett idejét
  • A virtuális aszzisztensed már a kezdetektől képes lesz az önálló munkavégzésre
  • Nem leszel frusztrált, mert a nem neked megfelelő kollégával dolgozol

Ezek olyan valós előnyök,amyelyek garantálják hogy  az időmegtakarítási és a termelékenységi célkitűzéseid megvalósululjanak. És nagyon elégedett leszel, amiért egy virtuális asszisztens alkalmazása mellett döntöttél!

Összefoglaló

  • Készülj fel a valóságra és bizonyos tevékenységek kiszervezésére. Határozd meg a stratégiád,a prioritásokat és a marginális tevékenységeket
  • Határozd meg a céljaid, és készíts egyértelmű utasításokat
  • Határozd meg a kiválasztandó kolléga jellegzetésegeit, mind a képességeket, mind a személyes karakterbeli tulajdonságait

Ezek a lépések segíteni fognak abban, hogy olyan virtuális asszisztenst alkalmazz, aki tökéletesen megfelel az igényeidnek. És ami a legfontosabb, elkerülheted, hogy belépj azon vállalkozók sorába, akik úgy gondolták, hogy virtuális asszisztenst alkalmazni olyan egyszerű, mint egy internetes szolgáltatás előfizetési csomagjának megvásárlása. 🙂

 

Vendégszerző: Fekecs Krisztina – Virtuális Asszisztens

Krisztina több mint 10 évig dolgozott igazgatói asszisztensként a Ferrariban, miután pár évvel ezelőtt úgy döntött, hogy tapasztalatait megosztja a kisvállalkozókkal és fiatal startup cégekkel. 3 éve üzemelteti KRYVA Your Virtual Assistant vállalkozását a napsütötte Toszkánában.

Fekecs Krisztina - Virtuális Asszisztens

Fekecs Krisztina – Virtuális Asszisztens

By |2018-01-20T16:50:41+00:00január 20th, 2018|Tipp, Vállalkozás|0 Comments