Mikor kell vállalkozóként kiszervezni? Avagy a “túl sok réteg ruha viselése” effektus.

Soha nem volt könnyebb elindítani a saját üzletedet, mint manapság. A rendelkezésre álló finanszírozási lehetőségeket és az ingyenes online eszközöket felhasználva, melyek nagyszerű ötletekkel és eszközökkel szolgálnak a vállalkozások számára, az első lépéseket egyszerű megtenni a vállalkozóvá válás útján. Számos különböző feladat létezik, amelyeket a vállalkozóknak el kell végezniük, különösen az elején. Általában nincs sok pénz a személyzet bővítésére, és sok vállalkozó egyedül kénytelen viselni a különböző feladatok terheit mint pl:

  1. ügyfélszolgálatot ellátni
  2. blogot, reklámszöveget írni
  3. tervet készíteni
  4. weboldalt létrehozni
  5. marketingkampányokat elindítani
  6. rendezvényt szervezni

Azonban, ha az szokás alakul ki, hogy napi 12-14 órát töltesz munkával, és minden feladatot egymagad végzel el, akkor nehéz lesz visszalépni, és kideríteni, mikor kell elkezdeni a feladatok kiszervezését. Még ha nincs is nagy büdzséd, egyes feladatokat egyszerűen és olcsón ki tudsz szervezni, és már ez is segíthet abban, hogy gyorsabban érhesd el a kitűzött céljaidat. Íme, mit kell tudni a kiszervezésről:

Vállalkozó = All in 1

Mint vállalkozó, problémamegoldó vagy. Ne hagyd, hogy ez az erősséged a gyengeségeddé váljon azáltal, hogy túl sok olyan folyamatot tartasz magadnál, amelyet jobban meg tudnak oldani a külső szakértők, akik hatékonyabban képesek erre. Például, ha jobban meg szeretnéd ismerni a piacod, akkor lehet, hogy okos ötlet, hogy megpróbálj találni egy adatelemzőt/marketingest/piackutatót, hogy segítsen olyan nézőpont kifejtésében, amely segítségedre van a célközönséged jobb megismerésében és megértésében.

Mindaddig, amíg elég naggyá nem nő a vállalkozásod ahhoz, hogy fedezze a napi teljes munkaidőben történő foglalkoztatás költségeit, neked kell az összes felmerülő problémát, feladatot megoldanod – avagy egyedül kell az összes réteg ruhát viselned… itt jön el az óriási megoldás számodra: a kiszervezés. Ez az egyetlen alternatíva, ami leveszi rólad a terheket most azonnal. Ez lehet a nagyszerű lehetőség a vállalkozók számára, amikor a vállalkozás növekedésének útjában maga a vállalkozó áll oly módon, hogy fizikailag képtelen már ellátni a vállalkozásával kapcsolatban megnövekedett feladatokat. Ez napi szinten problémát is okozhat:

  • a vállalkozó szakmai tudása háttérbe szorul
  • a vállalkozó energiája kritikus szintre lecsökken
  • a vállalkozó sikerélménye negatív tartományba csap át
  • a vállalkozó pénze egyre kevesebb lesz
  • a vállalkozó magányos, elszigetelt életet fog élni

→ a vállalkozás hanyatlani kezd…a végét már le sem írom inkább.

Amikor átfogó elemzést végzel, és meghatározod a delegálható feladatokat, érdemes azon is elgondolkodni, hogy melyikhez szükséges magas szintű szakértelem, és melyek azon a munkafolyamatok, amik szükségesek a vállalkozásod működéséhez, ám elviszik az időd és energiád nagy részét. Ha ezzel megvagy, már tényleg nem nagy dolog kiválasztani a feladatokra a leginkább alkalmas személyt, aki legfőképpen egy szabadúszó marketinges, webdesigner, szövegíró és virtuális asszisztens.

Készen állsz?

Természetesen, mint a legtöbb dolognak az életben, a kiszervezésnek is vannak hátrányai – legalábbis úgy tűnhet. Először is, készen kell állnod arra, hogy feladd a görcsös irányítást, de legfőképpen azt a beidegződött rossz gondolatot, hogy legjobban csak te tudsz mindent megoldani. Ez nehézséget okozhat a személyiséged függvényében. A vállalkozásod bármely feladatának átruházása – különösen olyan személynek, akit nem ismersz – kockázatos. Ezt senki nem vitatja – ahogy azt sem, hogy kockázat nélkül nincs nyereség.

Több vállalkozó társam is megtanulta, hogy a delegálás megkezdésének legnehezebb része a feladatok elengedése: “Először úgy éreztem magam, mintha én volnék az egyetlen ember, aki hatékonyan végzi a munkáját; Szerettem volna irányítani mindent […], de azt is akartam, hogy az üzletem növekedjen, és ahhoz, hogy ezt megvalósítsam, el kellett engednem a gyeplőt, és el kellett kezdenem a delegálást “- mondják.

A kiszervezésnek megvannak a maga költségei, és bizony nagy idő és pénz pazarlás lehet, ha hozzá nem értő személyt választasz. A befektetés az üzleti életben kulcsfontosságú a növekedés szempontjából, de a kiszervezés első lépései félelmetes lehetnek.

Mikor kell kiszervezni?

Nincs varázseszköz annak eldöntéséhez, hogy mikor kell kiszervezni, de minden vállalkozó tudja, mikor jár a határai szélén. Csak annyit tudsz egyedül elvégezni, amennyire fizikailag még képes vagy.

lehet, hogy nincs időd már a kampányaid megszervezésére, mert a pénzügyek igénylik a figyelmedet (ideje marketing szakembert felvenni)…

vagy talán már olyan hibákat okozol, amelyeknek az üzleti ügyfeleid vagy a pénzed látja kárát…

talán rájöttél, hogy egyszerűen nem rendelkezel személyesen olyan mély ismeretekkel, amelyekre szükséged van egy bizonyos területen – az új készségek elsajátítása lassú folyamat lehet, és nem feltétlenül ez a Te időd legoptimálisabb kihasználása…

Néha jobb valakit megbízni. De amikor először elkezdesz gondolkodni a kiszervezésről, fontold meg, hogy a fokozatosan kiszervezett feladatok elvégzése kevésbé lesz pénzügyileg megterhelő, és megtanulhatod általa, hogyan kell egyre jobban delegálni a munkát. Egy virtuális asszisztens néhány dolgot átvehet tőled, és lehetőséget ad a gyorsabb növekedésre!

A legjobb feladatok a kiszervezéshez

A vállalkozásod alapítójaként csak te tudod eldönteni, hogy melyek azok a feladatok, melyeket érdemes kiszervezni. Ezeket a készségek (és gyengeségek) alapján meg tudod határozni. Légy őszinte magadhoz. Vannak olyan szerepkörök, amelyeket könnyebb kiszervezni, mint magadra erőltetni az elsajátításukat, például:

  • Webfejlesztés / karbantartás
  • Grafikai tervezés
  • Marketing
  • Könyvelés
  • PR
  • Szövegírás

Vannak olyan egyéb, alapos szakmai ismereteket nem igénylő feladatok, melyeket könnyebb kiszervezni, mint egymagad elvégezni:

  • e-mailek kezelése
  • tartalomfeltöltés, termékfeltöltés weboldalra, webshopba
  • online ügyfélszolgálat
  • rendezvényszervezés
  • közösségi média aktivitás
  • internetes kutatás
  • árajánlatok, szerződések megszerkesztése, kiküldése
  • kimutatások, zárások elvégzése

Pro tipp: keresd meg a megfelelő embereket. Kíváncsi vagy, hogy hol találsz tehetséges embereket, akik segítenek a vállalkozásod építésében? Íme néhány tipp:

  • Használd ki a kapcsolati hálód. Beszélj barátaiddal és családtagjaiddal, és kérdezd meg, ismernek-e valakit, akit érdekelne a projekted.
  • Csatlakozz Facebook és LinkedIn vállalkozói csoportokhoz, és kérj ajánlatokat – azok az emberek, akik hasonló helyzetben vannak, gyakran nagyszerű tanácsokkal tudnak szolgálni.
  • Kapcsolatépítő eseményeken hegyezd a füled, és kérj ajánlatokat a kiszemelt szakemberektől – a személyes ajánlások segítenek megtalálni a legjobbakat.
  • Nézz körül a megfelelő helyeken az interneten. Csinálj egy kis kutatást az általad keresett szolgáltatások között. A minőségi szabadúszók tisztában vannak az értékükkel, a szaktudásukkal, amit már az általuk kért díj is tükröz.
  • Kérj referenciákat. Ne aggódj azon, hogy van-e valakinek valódi portfóliója – mindaddig, amíg szilárd példája van a munkájának, pozitív visszajelzést kap arról, hogy miként teljesíti rá bízott munkát, nincs mitől tartani.
  • Kérj (fizetős) tesztprojektet, próbamunkát, mielőtt nagy projektet bíznál rá. Így te is beállíthatod a paramétereket, és megláthatod, hogy a jelölt megfelel-e az elvárásaidnak
  • Hallgasd meg a feltett kérdéseket. Valaki, aki érdeklődést a projekted, feladatod iránt, sok kérdése lesz. Csak próbálj meg beszélgetést folytatni, és ezt használd fel úgy, hogy megnézed, tudtok-e jól együttműködni a mindennapokban.
  • Végül, de nem utolsósorban, ne felejtsd el dokumentálni az elvárásaidat, különösen akkor, ha egy adott projekt kiszervezését tervezed. Győződj meg arról, hogy az együttműködő partnereid ugyanazokat az értékrendeket, üzleti morált vallják, hiszen úgy tudtok majd egységben gondolkodni, támogatni egymást, és nem arra megy a pénz és az energia, hogy a legalapvetőbb dolgokra kell figyelmeztetnetek egymást (szerződés betartása, fizetési morál, lojalitás, megállapodás szerinti munkavégzés, határidők betartása, stb).
  • +1 Legfőképpen légy őszinte magaddal a készségeiddel, a teherbírásoddal kapcsolatban, legyél annyira öntudatos, hogy tudd, mikor van itt az ideje, hogy elengedd a görcsös ragaszkodást, és elkezdj delegálni.

Nem kell egyedül viselned a terheket…a munkamegosztás minden esetben produktivitást eredményez!

Legyen ma is produktív a napod!

Andrea – Az Adminisztrátor

By |2018-04-08T18:47:39+00:00április 8th, 2018|Tipp, Vállalkozás|0 Comments