Milyen változásokat idéz elő a COVID-19 a munkavégzésre általánosan a kkv szektorra nézve?

“A távmunka nem azért lendít fel vagy erodál, mert más a technológia, hanem azért, mert nagyon sok cégnél nem tiszták a folyamatok. Távmunkánál nagyon megugrik a feladat megfogalmazásának és számonkérésének prioritása.” Írja a corvinusonline.blog legújabb cikkében Dr. Rab Árpád információs társadalomkutató.
A távmunka sikere mindig is alapvetően a megfelelő feladatkiadáson múlt – a vírushelyzet előtt is. Most sokkal többen tapasztalják meg, hogy milyen kiadni a feladatot távban, és milyen azt átvenni. Kiderül, hogy bizony sokszor ezen múlik adott feladat, projekt sikeressége.

Milyen a megfelelő feladatkiadás?

Időt kell rá szánni

Nem elég csak fél mondatban előadni egy gyors telefonhívás alatt, hogy mit kérünk. Le kell írni részletesen, hogy mit várunk el a feladattól. Fontos, hogy ezt írásban tegyük, mert beszéd közben sokkal gyorsabban jár az agyunk, és váltogatunk a gondolatok között, amit a vonal másik végén ülő távkollégánk nem fog tudni teljes mértékben követni. Főleg nem fogja tudni belőle leszűrni, hogy mi a lényeg.

 

Tartalmazza az elvárt eredményt

Ha nem adjuk át legelőször is, hogy miért végezzük el azt a bizonyos feladatot, tehát, hogy mi az elvárt eredménye annak a feladatnak (még, ha részfeladat is), akkor félremehet a munkavégzés. Egy távban dolgozónak fontos tudnia, hogy milyen irányban végezze egy az adott feladatot, milyen szempontok lesznek fontosak ahhoz, hogy az elvárt eredmény elérését minél jobban támogatni tudja. Magyarul, minél hatékonyabb legyen a feladatmegoldás. Ha csak kiadunk egy levegőben függő, semmihez nem kapcsolódó feladatot, az pont azt is fogja eredményezni – nem fog tudni kapcsolódni az egészhez.

 

Legyen pontos utasítás benne

Határidők, mellékletek, kulcsszavak, felelősök, elérhetőségek. Ezek a legfontosabb attribútumok, melyre szükség van egy feladatkiadásnál. Ha nagyvonalakban adjuk át a feladatot, akkor sok utómunkára lesz szükség, a hibákról már nem is beszélve.

 

Beszéljünk azzal, akinek kiadjuk a munkát

Ha új projektről van szó, amihez csapatmunka szükségeltetik, akkor ne hagyjunk ki senkit sem a kommunikációból. Viszont ne essünk abba a hibába sem, hogy mindenkivel mindent megosztunk, mert akkor nem fogja tudni követni a saját irányát az adott kolléga. Tehát találjuk meg a fontos vonalakat, és az ahhoz kapcsolódó kollégákat támogassuk megfelelő információkkal.

Bízzunk meg a távban dolgozóban

Talán ez az alapkő. Bízzunk meg benne, hogy képes megoldani a feladatot. Ennek tükrében pedig ne szabályozzuk túlságosan le a feladatmegoldás mikéntjét. Minél jobban meg van szabva, hogy milyen módon végezze el az adott feladatot, annál jobban be fog görcsösödni a kolléga. Arra fog figyelni, hogy nehogy szabályt szegjen, és nem arra, hogy a feladatot minél hatékonyabban, gyorsabban, okosabban oldja meg. Tehát egy egészséges bizalom a tudásában, tapasztalatában, kompentenciájában elengedhetetlen. Ha ez nincs meg….vagy a vezetőnek kell magába néznie (pl. kontrollmániás-e, úgy gondolja-e, hogy csak ő tudja a legjobban elvégezni a feladatokat, stb.), vagy a kolléga kiválasztásánál van probléma. Ezt mindig meg kell vizsgálni egy ilyen helyzetben.
Legyen minden KKV produktív a leghatékonyabb módon! A kiszervezés áldás, ha megfelelően csináljuk akár megbízóként, akár vezetőként.
Eredményes távmunkát kívánok mindenkinek!
Lukáts Andrea
Delegálási szakértő, vezető virtuális asszisztens
Az Adminisztrátor Virtuális Asszisztencia