Amikor először felötlik benned, hogy kiszerveznél néhány feladatot egy virtuális asszisztensnek, az egyik legfontosabb szempont nyilván az lesz, hogy mennyibe fog kerülni? Aztán, ahogy tovább gondolod, egyre cifrábbá, tarkábbá válik a kérdés. Egyáltalán, mi az, hogy virtuális asszisztens?! Online Micike laptoppal? Mennyi az óradíja? Mennyit adnál te, mennyit kérne ő? Mi a reális összeg? Mit nevezünk reális összegnek? Hol van az arany középút? Mi az elfogadható óradíj egy olyan virtuális asszisztens számára, aki valóban rendelkezik a szükséges képességekkel, tudással és tapasztalatokkal? Mennyi időbe telik napi, heti, havi bontásban, mire végez a neki kiszervezett feladatokkal? Egyáltalán milyen feladatokat szervezhetsz ki? Nem lenne egyszerűbb inkább még egy alkalmazottat felvenni?! Tegyünk hát rendet a káoszban!

Mennyi egy virtuális asszisztens óradíja?

Ha beírod a keresőbe, hogy mennyibe kerül egy virtuális asszisztens, eltérő eredményeket fogsz látni. Nem egyetlen, egységes, összegszerű választ kapsz, és nem mondhatod el azt sem, hogy minden virtuális asszisztens ennyibe és ennyibe kerül.

Hogy miért?

Minden virtuális asszisztens a saját árain dolgozik, amit nemcsak a képességei, készségei, tudása és a tapasztalata határoz meg, de a díjára hatással van a nemzetgazdaság és a földrajzi régió is.

Nemzetközi szinten nézve:

  • Egy nagyon alacsony munkaerő-költségű országban élő virtuális asszisztens havi díja talán még a minimálbért sem üti meg. (És ez nem csak az adminisztratív szegmensre vonatkozik, nem véletlenül üzemeltetik ilyen országokban a gyáraikat egyes nagyvállalatok.)
  • Egy nyugati típusú országban, ahol a munkaerőpiac kiegyensúlyozottabb, ugyanazért a munkáért akár havi 6000 dollárt is elkérhetnek a virtuális asszisztensek. És meg is kapják.
  • Egy nagy tudású, és széleskörű tapasztalattal rendelkező virtuális asszisztens óradíja ezekben az országokban elérheti akár 3000!!! dollárt is.

A másik ok, amiért nem jutsz egyértelmű adatokhoz, az hogy a virtuális asszisztencia egy átfogó definíció, amit többféle tevékenységet is takar. (Erre később még kitérünk.)

A kereső nem fog érdemi segítséget nyújtani neked abban, hogy felmérd, akár csak hozzávetőlegesen is azt, hogy itthon, Magyarországon mennyi a reális díja egy virtuális asszisztensnek.

A hangsúly ugyanis nem azon van, hogy mennyibe kerül, hanem azon, hogy hosszú távon mennyit ér meg neked, mennyit termel, milyen előnyökkel és haszonnal jár az együttműködés.

Mi történik, ha nem a megfelelő embernek szervezed ki a munkát?

Ki a nem megfelelő ember? Az, aki nem ért ahhoz, amivel megbíztad. Ezen az sem – vagy csak ritkán – segít, ha betanítod. Ami egyébként megint csak plusz költséget jelent hosszú távon.

Ha csak az van a fókuszodban, hogy minél kevesebbe kerüljön rövid távon a kiszervezés, annak hosszú távon fogod kárát látni. 

  • Akár jelentős presztízs-veszteséget is szenvedhetsz.
  • Végül újra kell kezdened az egész folyamatot, a tanulópénzt megfizetve, immár egy szakértő virtuális asszisztenssel az oldaladon.

A magad részéről elindíthatod a szemléletváltást, például azzal, hogy nem összegszerű válaszokat keresel, hanem árképzési lehetőségeket.

Az árképzés szempontjai

Hol él a virtuális asszisztens?

Elviekben ennek nem kéne szempontnak lennie, hiszen a virtuális asszisztens online dolgozik. Gyakorlatilag viszont egy vidéki városkában, faluban, megyeszékhelyen, vagy a fővárosban más és más nemcsak az iparűzési adó – amit ugye minden esetben a helyi önkormányzat határoz meg -, de például az internetszolgáltatás költsége is. (Nyilván ez szolgáltató függvénye is egyben.) Ezek pedig mind részét képezik a virtuális asszisztens bruttó kiadásainak, ami alapján meghatározza majd a saját árait.

A virtuális asszisztens státusza

  • Szabadúszó egyéni vállalkozó – a virtuális asszisztenssel szerződsz, vele kontaktolsz, közvetlen munkakapcsolatban vagytok, a közösen meghatározott kommunikációs csatornákon.
  • Ügynökségnek dolgozik – ez esetben az ügynökséggel szerződsz, nem a virtuális asszisztenssel. Nagy valószínűséggel még a nevét sem fogod tudni annak, aki a konkrét munkát elvégzi a számodra.

Milyen jellegű feladatokat akarunk kiszervezni a számára?

  • Általános feladatok:
    • Tegyük fel, hogy szükséged van egy olyan virtuális asszisztensre, aki folyékonyan tud angolul beszélni, írni, ami szükséges a nemzetközi kapcsolataiddal való levelezéshez, és egyéb kommunikációhoz.
    • Olyan virtuális asszisztensre van szükséged, aki bizonyítottan képes erre a feladatra. 
    • Nem a szomszéd srácra, aki ugyan épp most végzett angol szakon, de még egy sort sem dolgozott felelős munkakörben.
  • Speciális feladatok:
    • Az idegen nyelvből perfekt virtuális asszisztensed a termékleírásaid fordításán dolgozik, mert éppen új piac felé nyitod meg a webshopodat.
  • Nagymértékben szakma/iparág specifikus feladatok:
    • Minél specifikusabb a készség, amire szükséged van, annál többet ér. 
    • A kínálat és a kereslet függvényében, pl.:
      • Ha olyan virtuális asszisztenst szeretnél, aki képes menedzselni a közösségi média felületeidet idegen nyelven, 
      • de aktuálisan nincs sok szabad kapacitással ÉS ezzel a képességgel rendelkező virtuális asszisztens, ekkor 
      • számíthatsz arra, hogy többe fog kerülni a munka kiszervezése.

Milyen együttműködést akarsz kialakítani?

  • Szerződéses.
  • Projektalapú.

A virtuális asszisztenssel együttműködő alkalmazottak száma:

  • Rajtad kívül senki más,
  • Egy,
  • Kettő,
  • Három, vagy több.

Végül pedig, a virtuális asszisztens díjazása.

A virtuális asszisztens díjazásának árképzése

A legáltalánosabban elterjedt díjazási formákról fogunk szót ejteni, természetesen egyéb, egyedi megoldások is szóba jöhetnek, hiszen a díjazás minden esetben a megbízó és a virtuális asszisztens között létrejött megállapodás eredménye.

Óradíjas árképzés

  • A virtuális asszisztens kiszámolja az adó, társadalombiztosítás, ha van, akkor a nyugdíjbiztosítás, életbiztosítás, egyéb állandó és/vagy kötelező kiadások kompenzációját.
  • Ezután kiszámolja, hogy egy átlagos hónapban hány órát kell dolgozni.
  • Felbecsüli a saját ideje, enrgiája, tudása és tapasztalata értékét.
  • Majd megadja az óradíját.

A statisztikák azt sugallják, hogy a virtuális asszisztensek több mint 85% -a óradíjas szolgáltatásokat végez, ami mindkét szerződött partnernek megkönnyíti a számítást.

Megtartói árképzés

A megtartói árképzés a szabadúszók/távmunkások és a szerződött cégek, vállalatok, magánszemélyek között lehetővé teszi, egy előre egyeztetett, minden fél számára optimális és betartható, következetes ütemterv létrehozását. 

  • Ezzel a megállapodással az ügyfél vállalhat olyan kötelezettséget – például havi 40 órát -, amit előre kifizet. 
  • Ezt leginkább az átalánydíjhoz tudnánk hasonlítani. 
  • Ennek egy verziója, amit a filmekből is ismerünk: a felét előre fizeti, a másik felét a munka elvégzése után.
  • Ez esetben kötbéres kitételt is be lehet vonni a szerződésbe.

Egyszeri, projekt-alapú árképzés

Az egyszeri projektek esetében az átalánydíj a legáltalánosabb árképzés. Ugyanakkor, a sikeres együttműködés felveti a hosszú távú, stratégiai partnerkapcsolat létrehozásának lehetőségét. A virtuális asszisztens már bizonyított, az ügyfél elégedett, miért ne dolgozhatnának tovább együtt, DE! elköteleződés nélkül?

  • Ebben az esetben az ügyfél biztosítja a virtuális asszisztenst arról, hogy amikor testhezálló projekt kerül előtérbe, akkor meg fogja keresni, és eseti, egyszeri projektárat állapítanak meg minden alkalommal.
  • A virtuális asszisztens pedig biztosítja az ügyfelet arról, hogy prioritásban kezeli annak projektjeit, azaz befektetett időben és energiában is előnyt élvez más ügyfelekkel szemben.
  • Mindez persze a virtuális asszisztens részéről is tökéletes időmenedzsmentet igényel.

Az árképzés sok esetben hibrid, vagy két, vagy mindhárom verzió kombinációja.

Virtuális asszisztens vs. új alkalmazott a kiadások, költségek tekintetében

Tegyük fel, hogy kiszervezés helyett felveszel egy újabb személyi asszisztenst. Hiszen, ha már fizetni kell, legyen a saját embered az, akinek fizetsz. A  Munkatörvénykönyvben lefektetett alapok, plusz a törvényben meghatározott természetbeni és szociális juttatásokkal kalkulálsz.

Mennyibe kerül ezen felül neked az alkalmazott?

A következő költségekkel is számolni kell:

    • Az iroda fenntartásának közületi költségei (víz, villany, fűtés)
    • Irodai géppark fenntartása minimális szinten: számítógép, kijelzők, nyomtató-fénymásoló-szkenner, telefon, szoftverek beszerzése, betanítása.
    • Internetkapcsolat, szerverek, és IT-biztonság fenntartása, hozzáférések, jogosultságok menedzselése.
    • Irodabútorok beszerzése,
    • Irodai kellékek beszerzése,
    • Mindezek karbantartási költségei, szervizelés, alkatrészcsere, rendszergazda/informatikus, etc…
  • Munkáltatóként biztosítani kell az:
    • etikai,
    • foglalkozás-egészségügyi, 
    • higiéniai, 
    • biztonsági szempontok teljesülését, 
    • beleértve azokat az ergonómiai tényezőket is, amivel a teljes munkaidőben, azaz napi nyolc órában számítógép előtt végzett ülőmunka jár.

Nézzük, hogyan működik mindez egy virtuális asszisztens esetében!

A virtuális asszisztens egyéni vállalkozóként dolgozik, ami többek között azzal jár, hogy:

  • Maga fizeti a kiadásait, beleértve az internetszolgáltatást, a közületi számlákat, az adót, a szociális és egyéb járulékokat, etc…
  • A saját székhelyén, a saját gépparkjával, a saját irodai kellékeivel és szoftvereivel dolgozik, melynek fenntartási, karbantartási, szervizelési, jogtiszta beszerzési költségeit is maga állja,
  • A foglalkozás-egészségügyi, higiéniai, biztonsági és ergonómiai szempontok figyelembevétele a saját érdeke, egy szék, vagy emelhető, dönthető asztal, a folyékony szappan és kézvédőkrém árát sem terheli rá a megbízójára, ahogy a lábtámasz, speciális billentyűzet, vagy egér beszerzése is a saját felelőssége és érdeke.
  • Ha szabadságra, vagy betegszabadságra megy, az a megbízójának egy fillérjébe sem kerül.
  • Nincs állásidő: ha nincs kiadandó munka, akkor nincs munkavégzés sem, tehát nincs mit kifizetni.

Egy virtuális asszisztens éves szinten az üzemeltetési költségek körülbelül 70-80%-t megtakarítja a számodra.

A termelékenység

A teljes munkaidős foglalkoztatásnak korlátozott a termelékenysége. 

  • Átlagosan napi 2 óra 53 perc a kiesett idő, azaz, a nyolc órából jó ha hatot töltenek az alkalmazottak effektive munkával.
  • Ha virtuális asszisztenst alkalmazol két órára, még így is csökkenti az általános működési költségeket, miközben nagyobb termelékenységet ér el.

Egy képzett és tapasztalt virtuális asszisztens akár heti 20 órában képes elvégezni annyi feladatot, amennyit egy alkalmazott heti 40 órában sem.

Konklúzió

A virtuális asszisztens költségének kiszámítása annak megértésével kezdődik, hogy milyen készségekért, képességért, tudásért és tapasztalatért kell fizetnie egy megbízónak. Ez pedig nem egyenértékű azzal, amit aktuálisan elképzel a társadalom vagy akár az online szolgáltatói szakma egy virtuális asszisztensről. (Lásd az online Micike laptoppal-sztereotípiát, ami már önmagában is meglehetősen degradáló ÉS szexista klisé.)

  1. Meg kell érteni, hogy ez már a 21. század, itt nincsenek Micikék.
  2. A virtuális asszisztensek, különböző szegmensekben dolgozó, önálló, független, nem egy esetben a saját területükön, sőt, területeiken szakértői státuszban lévő vállalkozók.
  3. Nem beosztottak, nem alkalmazottak.

A hagyományos adminisztratív munkakörön túl a szabadúszó vállalkozó lehet akár:

  • IT-rendszergazda, aki otthonról menedzseli az egész rendszered, a szervereket, számítógépeket, hozzáféréseket és jogosultságokat, etc…
  • HR-menedzser, aki Skypeon, vagy Meet-en interjúztatja a leendő alkalmazottaidat, vagy végzi el a kompetencia-felmérést.
  • Marketing vagy értékesítési szakember, akivel együtt dolgozol az új termékeid bevezetésén, marketingstratégiáján.
  • SEO-szakértő, aki megoldja neked, hogy jobb helyezést érjen el a céged, szolgáltatásod és a terméked a keresőben.
  • Grafikus, aki a branded arculattervezésében vesz részt.
  • Szoftverfejlesztő, aki a webshopod mobilapplikációján dolgozik.
  • Szövegíró, aki vezeti helyetted a blogodat, megírja a websoldalad statikus és termékoldalainak a szövegét, hírleveleket, letölthető anyagokat ír neked, amiből passzív bevételed származhat minden hónapban.
  • Social media szakértő, aki a Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, Pinterest, Reddit és egyéb céges profiljaidat menedzseli, hogy puszta közösségi felületekből nem pusztán releváns értékesítési csatornákká váljanak, de építsék a márkádat, kialakítsanak egy stabil és ami még fontosabb, elkötelezett olvasói és vásárlói közösséget.

Eddig is dolgoztál velük, éppen csak nem szabadúszóként gondoltál rájuk. Valószínűleg ők sem magukra. Ami megint csak a hazai, társadalmi szintű szemléletváltás időszerűségét sürgeti. 

Külföldön, főleg tőlünk nyugatabbra, a virtuális asszisztencia egy megbecsült és a maga helyén méltóképpen értékelt, rengeteg tevékenységi kört felölelő terület, ami igen előkelő helyet foglal el, a kiszervezés globális, 92,5 milliárd dollárt érő piacán.

Tény, hogy nem való mindenkinek a virtuális asszisztencia, ahogy az is, hogy szép számmal akadnak olyan emberek, akik jobban teljesítenek hierarchiában, és a hagyományos, korlátozott felelősséggel járó munkakörökben. Ugyanakkor már elérkeztünk egy olyan korszak küszöbéhez, amikor a jelenleg még érvényes szabályok túlhaladottá válnak. A jövő ugyanis erről szól. Mint mindig.