Érezted már akár csak egyszer is azt, hogy még mindig túl sok feladatot csinálsz annak ellenére, hogy már elkezdted a kiszervezést a virtuális asszisztensednek?

Saját tapasztalat alapján mondhatom, hogy a vállalkozók nagy százalékban saját magukat akadályozzák a feladatok delegálásában.

Sok vállalkozónak hatalmas megpróbáltatás elengedni a saját vállalkozásában felmerülő feladatokat – legyenek azok bármilyen időrablóak, idegőrlőek vagy éppen nehezek, amikkel meggyűlik a baja nap mint nap.

Mindenesetre ez az állapot nekik még nagyobb terhet jelent annak ellenére, hogy a könnyebbséget jelentő kiszervezést már részben (valójában túl kis részben) elkezdték, és feladataikból átadtak valamennyit a virtuális asszisztensüknek.

Mi, virtuális asszisztensek azért vagyunk itt, hogy átvegyük tőled az összes olyan feladatot, amit nem neked kéne csinálnod, vagy nem tudod hatékonyan megcsinálni.

Kedves Vállalkozó társam, itt az ideje végre abbahagyni a csinálást, és elkezdeni igazán delegálni!

A gondolkodásmódod megváltoztatása

Ha olyasvalaki vagy, aki megkísérel elengedni feladatokat annak ellenére, hogy azokat magad is meg tudnád csinálni, biztosíthatlak róla, hogy jó útra léptél a produktivitás kimaxolásához. Általában a kiszervezés elején mindig azokat a feladatokat adják át a vállalkozók, melyeket ők maguk végeztek eddig. Ez rendben is van. Ez a fajta feladatkiadás még a biztonsági zónádon belül mozog, tehát

  • tudod követni, hogy a virtuális asszisztensed milyen módon fogja megoldani a feladatod
  • le is tudod ellenőrizni, hiszen tudod, hogy milyen eredményt vársz el a kész feladattól
  • és még biztonságot is ad, hogy uralod a feladatot, hiszen ezt te végezted el ezelőtt.

Ez egy nagyon jó kezdési stratégia, ám ebbe nem szabad beleragadni évekig. Ez ugyanis azt eredményezi, hogy mindig csak az általad már elvégzett feladatokat bízod rá a virtuális asszisztensedre, ami azt jelenti, hogy arra te fordítottál először sok-sok időt, energiát.

Belegondoltál már abba, hogy a virtuális asszisztensednek is van saját vállalkozása, tehát nagy valószínűséggel nem te vagy az első, akinél felmerültek bizonyos adminisztratív vagy adatbázisépítési feladatok…? Bizony, ezek a virtuális asszisztensed saját vállalkozásában is ugyanúgy jelen vannak, tehát ő képes, és tud neked előre dolgozni, kialakítani bizonyos folyamatokat.

 

Vissza a gondolkodásmódhoz…

Az amerikai Harvard Egyetem kutatásai arról szólnak, hogy a vállalkozók számára az egyik legnehezebb átmenet a dolgozóból vezetővé válás.

A kezdeti időkben még nagy elismerést vált ki az éjjel-nappali hajtás, amit a vállalkozó még büszkén hirdet is. Ám hamar eljön az az idő, amikor túlterhelt lesz, és mivel mindent ő csinált eddig is, nincs kire rábíznia a feladatait, hogy végre levegőhöz is jusson.

Ez pedig semmi más rovására nem fog menni, csakis a saját életére, a megítélésére (saját magában csalódott, önostorozó gondolatok), és végül a vállalkozására.

Sok ember számára egy olyan gondolkodásmód elérése, ahol elsődlegessé válik a feladatok átadása, előidézi a vezetővé válás folyamatát, valamint biztosítja a vállalkozása számára is a növekedés lehetőségét.

A harvardi jelentés ezt ragyogóan leírja:

Bár nehéznek tűnik, de a hatás növelése érdekében el kell kerülni egy vezetői paradoxont: minél inkább törekedni kell arra, hogy alapvető lényege legyél a vállalkozásodnak, mintsem mindennapi résztvevője. Amikor igazolod magadnak a feladatok megtartását, akkor lényegében zavarod azt, hogy a vállalkozásod esszenciája legyél. Ez a két állapot nem ugyanazt jelenti, ahogy például az elfoglalt állapot sem egyenlő a hatékonysággal.

Amivel elő tudod segíteni a jelenlegi gondolkodásmódod megváltozását

  1. Lépj ki a rövid távú gondolkodásmódból, és tervezd meg minimum 1 évre a vállalkozásod teendőit. Ez lehet, hogy azzal fog járni, hogy hirtelen lelassul számodra az iram, viszont ez nem egy verseny. A cél mindig a hosszú távú eredmény elérése, aminek az elsődleges megalapozása a higgadt tervezés, és az ésszerű teendők átgondolása. A rövid távú üzletmenethez semmi más nem kell, mint sprint és lendület. A hosszú távú fennmaradáshoz viszont erőbeosztás, és előre látás kell.
  2. Érdemes belátnod, hogy ennek a hosszú távú sikeres gondolkodásmódnak az elsajátításához inkább stratégiai gondolkodás, mintsem még több munka elvégzése szükséges. Ha hosszú távra tervezel, akkor a mindennapi hajrá helyett sokkal fontosabb szempont lesz, hogy a csapatodban lévő támogató virtuális asszisztens, online marketinges, webdesign-er vagy épp szövegíró mind hatékonyan működjön egymással, és veled. A vállalkozásod céljának elérése a tét, nem pedig az időd kitöltése valamilyen munkával.
  3. Vizsgáld meg, hogy milyen módon tekintesz a csapatodra, vagy akár a virtuális asszisztensedre: befektetésként vagy kiadásként? Általában a befektetéseinkre oly módon tekintünk, hogy felhalmozzuk azt, vigyázunk rá, okosan használjuk fel, hogy minél nagyobb hozamot realizálhassunk általuk. Ezt mindig jól átgondoljuk, nehogy elhamarkodott döntést hozzunk. Amikor valamit kiadásnak, költségnek tekintünk, rögtön bekapcsol a “Csökkentés” program a zsigereinkben, amit olyan gondolatokkal tudunk kielégíteni, hogy “pénzt takarítok meg, ha magam végzem el ezt a feladatot”. Ezt a zsigeri késztetést pedig minél hamarabb csillapítani akarjuk, mert folyamatosan villog a fejünkben a riasztólámpa, hogy spórolj! Nos, egy vállalkozás maga egy befektetés. Vannak bizonyos költségei, de azok semmiképpen sem a vállalkozás motorját képező csapat, hanem valami sokkal inkább lényegtelenebb terület vagy kötelező kiadás (pl. az adók).

Összegezve

Tedd magadévá a vezetői gondolkodásmódot, és dobj el azonnal minden olyan feladatot, amit nem neked kéne elvégezni. A vállalkozásodnak higgadt vezetőre van szüksége, nem pedig egy munkarobotra.

Sokkal fontosabb a vállalkozásod számára a stratégiai gondolkodásmódod, mint a mindennapi részvételed a feladatokban. Ez magával fogja hozni a hosszú távú gondolkodást a rövid távú helyett.

Gondolj befektetésként minden olyan csapattagra, aki azért csatlakozott hozzád, hogy a vállalkozásod növekedését, a kitűzött üzleti céljának elérését támogassa.

Ne feledd: nem kell egyedül viselned a terheket…a munkamegosztás minden esetben produktivitást eredményez!

Eredményes kiszervezést kívánok neked – legyen a mai napod is produktív!

Andrea – Az Adminisztrátor
Vezető virtuális asszisztens