Ebben a hirtelen megváltozott világhelyzetben könnyű és gyors megoldások kellenek. Amikor egyik napról a másikra ki kell alakítanod egy merőben más munkamenetet, akkor nincs idő új programokat megismerni, tesztelgetni. Ilyenkor azonnali és könnyű megoldások kellenek!

Nézzük is meg, hogy hogyan tudod úgy kialakítani az otthoni munkavégzésre alkalmas körülményeidet szinte azonnal:

Szemléletváltás iroda és home office között 

  • Legyen olyan, amin NEM változtatsz! -> kelj fel a szokott időben, tartsd meg a reggeli rutinodat, öltözz fel, és indulj el egészen a kialakított mobil irodádig. 
     
  • Megváltozott munkakörülmények – megváltozott teljesítmény -> ha hozzá vagy szokva a háttérzajhoz, és téged zavar a hirtelen jött csönd és egyedüllét, akkor keress a youtube-on egy kávéházi, vagy irodai zajt imitáló videót, lejátszást Természetesen ne nézd, csak hallgasd!
     
  • Tartsd a munkaidődet otthon is! -> amihez hozzá vagy szokva, azt tartsd otthon is. Iktass be kávészüneteket, ebédszünetet. Ha van kutyád, délben mindenképpen menj ki vele a friss levegőre. Ha nincs, legalább jól szellőztess ki.
     
  • Adj időt magadnak és kollégáidnak az átszokásra -> ha eddig egy légtérben végeztétek a munkát, és hozzá vagytok szokva, hogy a kérdésetekre azonnal kaptok választ, ez most megváltozik. Az online világban nincs mindig mindenki ott, hogy a kérdéseket megválaszolja. Ebben a helyzetben muszáj tervezned! Ezt vezetőként neked kell irányítanod (tarts több meetinget online, legyen egy dokumentáció, vagy egy projektmenedzsment program, amiben megosztjátok egymással az infókat). Légy türelmesebb, ha valakinek nehezebb átszokni. 
     
  • Tervezz jobban, mint eddig! -> most erre igazán nagy szükség van, hiszen a személyes ottlét előnye megszűnik. Ha nem tervezed a feladatokat, akkor bizony értékes időd fog arra elmenni, hogy ülsz a monitorod előtt, és várod a választ a kérdésedre… Minden nap kezdd úgy a napod, hogy leülsz, és végig gondolod, hogy kit kell fel aznap utolérned, hogy haladni tudj a munkáddal. Írd meg nekik még reggel a kérdéseidet, hogy még a munkaidődben választ is kaphass rájuk. Ne hagyj semmit az utolsó pillanatra!
     
  • Otthon = szabadság? Neeeem 😊 -> nincs mosás, teregetés, porszívózás! A munkaidőd a munkáról szóljon otthon is, ne az otthoni teendőkről. A tv-t nagy ívben kerüld el!
     
  • Munkakörnyezet kialakítása -> itt az idő, hogy neked is legyen otthon dolgozósarkod. Ne fogj most átalakításba, egy asztal és egy szék bőven megteszi. Viszont ne az ágyban, és lehetőleg ne az otthoni nyüzsgés kellős közepén akarj produktív lenni. Bizony, most itt az idő, hogy amíg dolgozol, kíméld magad az otthoni behatásoktól. Keress egy ajtóval elszeparált szobát, és vonulj be oda dolgozni.  

Időmenedzsment home office-ban

Az idő most még értékesebb, és mivel nagy valószínűséggel nem leszel egyedül (férj, feleség, gyerekek, kutya, macska, szomszéd…stb), teljes csendben a lakásban, ezért szigorú időmenedzsmentre lesz szükséged.

Hogyan tudsz időzsonglőrré válni? 

  1. Dobd ki a To Do listádat! – de tényleg! Napi 4-5 dolognál több elvégzendő feladatot ne tervezz be magadnak egy napra. 
  2. Bagoly vs Pacsirta – vedd figyelembe a bioritmusod, ne erőltesd magadra a trendi szokásokat csak azért, mert azt írták a szakértők. Ehhez viszonyítva oszd el a napi teendőidet, a munkaidődet. 
  3. Tarts munkaidőt otthon is – te határozod meg, te irányítod a munkaidődet, ha vállalkozó vagy. Fontos elemek, amiket tervezz be egy munkanapra: munkára fordított fókuszált idő, pihenőidő, feltöltődés, mozgás. 
  4. Tervezés – tudd az öt éves-éves célod -> a havi célod -> a heti célod -> így tudni fogod a napit is. Tervezni mindig a nagytól visszafelé haladva lehet a legjobban. Tehát ha megvan az öt éves célod, akkor abból lebontva tudsz hatékonyan megtervezni akár már a holnapodat is. 
  5. Ürítsd az elméd! Nem notesz! – írd be előre akár egy évre az ismétlődő rutinfeladatokat, így nem terheled az agyad azok megjegyzésével – és utána nem fogod a fejed a falba verni, hogy már megint elfelejtetted átutalni az adót, járulékot, stb. 
  6. Priorizálj – Aranyat érő kérdés: “Mi az az egyetlen dolog, amit ma meg kell tennem a célom elérése érdekében, és amit ha megteszek, minden más könnyebbé, vagy feleslegessé válik?” Csak tedd fel magadnak a reggeli kávéd kortyolgatása közben ezt a kérdést, és gondold végig az aznapi, heti célodat. Mire odaülsz a géped elé, tudni fogod, mi a legfontosabb feladatod aznap. 

Beszéljünk az időpazarlásról…

Mivel tudod elpazarolni azt a rövidke produktív időt is, ami a rendelkezésedre áll? A céltalansággal.  

Ha nem tudod merre tartasz, nem tudod, mit kell megtenned azért, hogy elérj oda. 

Ha nem tudod, mit kell megtenned, akkor nem leszel ura az idődnek. És akkor megtörténik az idő fekete lyuk effektusa: a facebook, az instagram beszippant, csak úgy falja a perceket, üveges tekinteted nem bírod levenni a monitorról. Tudod, hogy csapdába estél? A közösségi médiának egy célja van veled: ott tartani a képernyő előtt minél tovább! És csatt – már rád is záródott az aranykalitka ajtaja. 

Egy klasszikus időpazarló tevékenység még mindig a túlhájpolt multitasking. Ide-oda váltogatsz, kattintgatsz, kapcsolsz agyban. Ez az egyik leghatékonytalanabb munkamorál, amit ember csak képes volt kitalálni. 

Online eszközök, melyek segítik a távmunkádat

Meetingek, egyeztetések, tárgyalások: 

 

Dokumentumok digitalizálása: 

  • Office Lens mobil applikáció (Microsoft) 
  • Szkenner (otthoni nyomtató) 

 

Dokumentumok megosztása, felhő alapú tárolás: 

 

Idő- és projektmenedzsment: 

  • Toggl –  online időmérő felület 
  • Asana – online projektkezelő program (csak angolul)
  • Trello – online projektkezelő felület (magyarul is)

Ne feledd: nem kell egyedül viselned a terheket…a munkamegosztás minden esetben produktivitást eredményez!

Eredményes munkát kívánok neked – legyen a mai napod is produktív!

Lukáts Andrea
Delegálási szakértő, irodarendező
Vezető virtuális asszisztens