Először is tisztázzuk azt, hogy mi az a delegálás, vagyis a kiszervezés: a kiszervezés szervezeti átstrukturálás a hatékonyság növelése érdekében költséghatékony módon, azaz a korábban a vállalkozáson belül rendszeresen végzett tevékenység szerződésen keresztül való kiutalása külső vállalkozónak.

A kiszervezés előnyei többek között, hogy

  • növeli a hatékonyságot,
  • a produktivitást, azaz az eredményességet
  • elősegíti a kitűzött célod elérését azáltal, hogy azzal tudsz foglalkozni, ami igazán érdekel, amihez igazán értesz,
  • valamint megszünteti az életedben a halogatást.

Ki az, aki mindezt biztosítja számodra? Mielőtt erről beszélnénk nézzük meg, hogy hogyan készülj fel a delegálásra, hogy az valóban sikeres legyen a számodra:

  1. Tarts önvizsgálatot és tedd helyre a hátráltató paradigmáidat, viselkedésmintáidat (kontrollkényszer, kóros bizalmatlanság, szétszórtság, céltalanság).
  2. Elemezd átfogóan, hogy mely feladataidat szükséges, tudod, illetve akarod kiszervezni.
  3. Tűzz ki magadnak egy világos célt, vagy határozz meg egy eredményt, mellyel a kiszervezés során elégedett lennél.
  4. Határozd el magad, és cselekedj!

Találd meg a számodra tökéletes virtuális asszisztenst, aki támogatja a mindennapi munkádat, átveszi az időrabló feladataidat és szakmai tudásával, tapasztalattal rengeteg munkaórát spórol meg neked.

Ki a virtuális asszisztens?

A virtuális asszisztens az a szakmailag magasan képzett szabadúszó vállalkozó, aki szerződéses partneri viszonyban támogatja ügyfelei mindennapi munkáját azáltal, hogy átveszi tőlük a vállalkozás életében feltétlen jelen lévő, ám időrabló feladatokat.

Hogyan tudod eldönteni, hogy valóban profi virtuális asszisztenst találtál?

Íme pontosan 10 szempont:

  1. Rendelkezik vállalkozással – kérj számlát mindig! Írd bele az toborzó posztodba, vagy az érdeklődő e-mailedbe, hogy feltételed a számlaképesség.
  2. Van céges weboldala – esetleg még a közösségi média felületein is fent van a vállalkozása. Plusz pont, ha még aktívan blogol és posztol is.
  3. Vannak róla ügyfélvélemények – természetesen ennek egy publikus weboldal vagy Facebook oldal a feltétele…
  4. Rendelkezik ajánlással – ez a legjobb! Ha egy másik vállalkozó ajánl egy virtuális asszisztenst, az aranyat ér.
  5. Árai tükrözik a minőséget – minimum a kínálati piac középső, de inkább felső kategóriájában mozognak. Ez nagy eséllyel azt mutatja, hogy rendelkezik megfelelő szakmai kompetenciával és tapasztalattal, kvázi nem rajtad fogja kitanulni a szakmát.
  6. Ajánlata kidolgozott, és személyesen neked szól – ha van konkrét feladat, amire ajánlatot kérsz tőle, akkor különös figyelemmel kísérd a tőle kapott ajánlatot.
  7. Csak szerződéssel dolgozik – kötelező elem! Ez megalapozza a bizalom alapjait az együttműködésetekben.
  8. Van titoktartási nyilatkozata – ez a bizalmi pirospont, ami téged véd. Ne engedj ebből, ha nincs benne a szerződésében, akkor kérj tőle egyet külön. Tudod, ha ódzkodni kezd, nyugodtan legyél gyanakvó.
  9. Van csapata – ez már valóban PRO szint! Ha vannak kollégái, akkor nagyon jóra bukkantál. Tudod, miért jó egy virtuális asszisztens csapat? Nincs kiesés betegség vagy szabadság esetén, nagyobb kapacitás, üzleti szervezettség, rendszer…soroljam még? Szerintem te is imádni fogod a csapatmunkát, ha megízleled a kiszervezés édes ízét.
  10. Törekszik a kiemelkedő ügyfélélményre – ez tulajdonképpen egy bónusz pont, de ha nem erre törekszik, akkor elég rögös üzleti út várhat rátok.

Mik a kiszervezés fázisai, azaz hogyan vidd végbe a kiválasztást lépésről lépésre?

Először is nézz körbe a kínálati piacon. Nézd meg a weboldalakat, Facebook céges oldalakat, kérdezd körbe a vállalkozó ismerőseidet, hogy kiket ajánlanak, van-e tapasztalatuk már virtuális asszisztenssel való együttműködésben. Azonban fogadd ezeket a szubjektív tapasztalatokat objektíven, hiszen ez az együttműködés erősen szimpátia alapú. Tehát aki nem a szakmai vagy üzleti kompetenciák alapján ítél meg negatívan egy együttműködést, azt kezeld fenntartással.

Ha van már egy listád, akik fennmaradtak az első rostán, akkor jöhet az árajánlatkérés-dömping. A legjobb, ha e-mailt írsz nekik, még jobb, ha konkrét feladattípusokra kérsz benne árajánlatot. Miért így kérj ajánlatot? Mert itt már lecsekkolhatod, hogy mennyire ad rád szabottat.

Amikor már lecsökkentetted az ajánlatok alapján néhány virtuális asszisztensre a jelöltek listáját, akkor kérj tőle minimum egy telefonos konzultációt, ahol megismered, beszélhetsz vele. Tegyél fel neki kérdéseket, vázold az igényeidet, és érdeklődj az együttműködésetek menete iránt. Ha profi, ezeket magától is el fogja mondani. Ne feledd a 10 pontot, amit többségében jó, ha teljesít.

Remélhetőleg ezután a beszélgetés után már meglesz a választott virtuális asszisztensed, akire bátran rábízhatod az eddig féltve őrzött feladataidat, hogy még nagyobb sebességre kapcsolj és felépítsd életed álomvállalkozását.

 

 

Legyen a mai napod is produktív!

Szeretettel,

Andrea – Az Adminisztrátor