Cikksorozatom első részében a kreatív irányban néztem szét hasznos programok kínálatában.

A második rész az “office” irányt képviseli, vagyis az irodai munka megkönnyítéséhez hozzájáruló szoftverekről szól. Ezeket én is használom a mindennapjaimban, ezért ajánlom nektek is jó szívvel.

Cikkemben érintek átalakító, számlázó, projektkezelő és időmérő programokat is. Nézzük is az office irányt:

Átalakítás

Van olyan feladat, hogy PDF formátumú dokumentumból Word, Excel, PowerPoint vagy akár kép (JPG, PNG) formátumút kell csinálni, vagy épp fordítva: Word, Excell, PowerPoint vagy kép formátumból PDF-et. Ezekhez a feladatokhoz nyújt segítséget nekünk az alábbi két PDF átalakító program.

Online PDF Converter – ingyenes PDF átalakító

A fájlokat PDF formátumra konvertálhatjuk, szerkeszthetjük, valamint egyesíthetjük a PDF fájlokat, majd azokat a kívánt formában (Word, Excel, Powerpoint, JPG) lementhetjük. A fájloktól függően számos lehetőség közül választhatunk, legtöbbjük kombinálható:

  1. kiválaszthatunk bizonyos oldalakat az egész PDF fájlunkból
  2. elforgathatjuk azokat
  3. újrarendezhetjük a PDF oldalakat
  4. vagy feloszthatjuk azokat

Az Online PDF Converter éppen dolgozik…

 

PDF Pro – PDF átalakító

Ez részben ingyenes csak. Krediteket használhatsz fel, ami 3 PDF fájl konvertálására elég egy hónapban. Ez egy nagyon jó kis program, bár én egy nap alatt elhasználtam az összes kreditemet, ami után csak a Pro, azaz a fizetős változata érhető el. Lényegében ugyanazt tudja, mint a fenti teljesen ingyenes PDF átalakító, de ebben vannak természetesen plusz funkciók is, amikért érdemes elgondolkodni az előfizetésen, ha neked tényleg sok az ilyen jellegű munkád.

A Pro verzió tud

  • PDF-e létrehozni, nyomtatni,
  • más formátumot PDF-ben kinyomtatni
  • szerkeszteni egy PDF fájlt
  • tömöríteni azt
  • egyesíteni PDF-eket
  • beleírni a PDF fájlba
  • és különböző formátumokat más formátumra átalakítani

PDFPro felülete

 

Számlázás

Egy vállalkozó majdnem legkedveltebb elfoglaltsága: a számlázás. 🙂 Ilyenkor már érezzük, hogy van gyümölcse a munkánknak, nemsokára megérkezik az összeg, amiért egész hónapban dolgoztunk.

Mivel számlázzunk? Egyáltalán hogyan, ha még mondjuk soha nem csináltunk ilyet? Milyen előírt követelmények vannak….? és még sorolhatnám a felmerülő kérdéseket, melyek hirtelen megfogalmazódnak egy (kezdő)vállalkozó fejében. Hoztam kép remek online számlázó programot, amiből az egyiket magam is használom. Ezek teljes mértékben megfelelnek a NAV által előírt alaki és számszaki követelményeknek.

Számlázz.hu – az egyik klasszikus online számlázó

Van ingyenes csomag és fizetős. Az ingyenes csomag tényleg az alap funkciókat tartalmazza, én nagyon tudom ajánlani, hogy fizess elő legalább egy magasabb csomagra, ami még így is csak pár száz forint havonta (a profi csomag is egy évre 20.000Ft alatt van). Abban is már sokkal több hasznos funkció elérhető, mint a teljesen csupasz, free változatban.

Számláidat perceken belül elkészítheted vele, előre el tudod menteni a termékeket, szolgáltatásokat, amiket a következő számlakészítéskor csak kiválasztasz. Ugyanez a helyzet a vevőkkel is, mindegyiket el tudod tárolni, és csak kiválasztod őket az adatbázisból, amikor újra számlázol valamelyiknek.

Sőt, ha rendszeresen ugyanazt a szolgáltatást, vagy terméket nyújtod bizonyos vevőknek, egyszerűen csak lemásolod az előző havi számlát, és még pötyögnöd sem kell semennyit: újragenerálja a program az aktuális dátummal a korábbi számlák tételeit. Jó, mi?

Azt már mondanom sem kell, hogy teljes mértékben megfelel a NAV előírásainak: NAV-álló, ahogy ők fogalmaznak 🙂

Szamlazz.hu

Szamlazz.hu

 

Billingo – a másik klasszikus online számlázó

Az itt lévő két csomag közül az egyik ingyenes, a másik pedig fizetős. Az ingyenes verziót azoknak ajánlják, akik havonta maximum 20 számlát állítanak ki, maximum nettó 250 000 Ft értékben. Ha te ezt a keretet átléped, akkor már a Premium változatra kell váltanod.

A Billingo támogatja a kkv szektort, ezért ha újonnan regisztrálsz náluk, és 3 hónapnál nem régebbi a vállalkozásod, akkor egy évig ingyen megkapod a Premium verziót.

Funkciói nagyjából megegyeznek a szamlazz.hu-éval, ez is tökéletesen megfelel a NAV előírásainak, könnyen kezelhető, ügyfélbarát online program, melyet érdemes használni.

Más ország pénznemeiben is rendkívül egyszerű számlázni, az aktuális árfolyamot automatikusan hozza, nem neked kell böngészni a neten.

Szuper kis számlázóprogram!

billingo.hu számlázó program

billingo.hu számlázó program

Projektkezelés

Ez az egyik legfelkapottabb terület a vállalkozások körében, az idő- és a projektmenedzsment. Számos online projektkezelő program található, mindegyik más-más funkciókra, különböző területekre próbál fókuszálni, hogy a lehető legtöbben megtalálják a számukra testhezálló projektkezelő programot.

Nézzük, én mit ajánlok nektek:

Asana – online projektkezelő program

Az Asana volt az első ilyen program, amivel dolgoztam. Egyik ügyfelem már aktívan használta, és így én is bekerültem a Team-be, melynek tagjai az Asana segítségével tartották a kapcsolatot egymással.

Nagyon megszerettem, mert jól rendszerezett, felhasználóbarát, és sokrétű. Létrehozhatsz benne

  • csapatot – különböző projektekre, feladatokra
  • magadnak is to do listát, amit pipálhatsz
  • feltölthetsz a projektekhez elvégzendő feladatokat, azokat kioszthatod a csapatod tagjai között (bejelölöd a kompetens személyt, vagy akinek kiadod a feladatot)
  • feltölthettek képeket, hozzászólhattok az adott feladathoz
  • és ami az egyik kedvencem benne: beállíthatsz határidőt is, figyelmeztet, ha az már elmúlt és nincs kipipálva, azaz teljesítve a feladat
  • éééés mindenről küld e-mailt!

Az e-mail küldését azért is nagyon szerettem, mert nem kellett a fejemben tartanom azt sem, hogy nézzek rá mindennap a felületre, hogy van-e újabb feladatom, vagy bármi változás a projektben. Minden változtatásról küld értesítést. Nagyon kényelmes!

Esetleg hátrányként megemlítem, hogy nincs magyar nyelven elérhető verziója…ha ez valakinek hátrány.

Asana projektkezelő program

Használd az Asanat csapatmunkákra vagy projektmenedzsmentre

Trello – az online Aduász

Mit is mondhatnék még a Trelloról, hiszen annyian írtak már róla…talán nem is akarnám újra leírni, inkább hoztam róla több cikket, amiket érdemes elolvasnod, ha használni szeretnéd. Én azt javaslom, hogy használd! Erősen ajánlott csapatmunkákra, feladatok kiosztására, nyomon követésére, de akár simán jegyzetelni, ötletelni is remekül lehet benne. Szóval multifunkcionális, tényleg. És! Magyar nyelven is használható 🙂

Trellohoz kapcsolódó cikkek:

Használd a Trello applikációt! Növelni tudod a hatékonyságod, bevételed, illetve időt fogsz spórolni. – Minner.hu

Trello használata, tippek – 2. rész – Növeld produktivitásod! – Minner.hu

Használd a Trellot céges ügyek dokumentálására, követésére – Trello használata, tippek – 3. rész – Minner.hu

Privát és szakmai projektkezelés hatékonyan Trello-val – VaTréning

Trello

A Trello táblái

 

Projektmérés

Ha már van vállalkozásunk, mérjük az adott feladat elvégzéséhez szükséges időt. Ezt saját hatáskörben is érdemes megtenni, tehát amikor a saját hatékonyságodat akarod lemérni, vagy egyszerűen csak a munkával töltött idődre vagy kíváncsi. Miért is hasznos ez? Egy előző cikkemben írtam a halogatásod órabéréről, amiben azt a témát boncolgattam, hogy mennyibe kerül konkrétan az neked, ha halogatod a kiszervezést. Az alábbi programok bármelyikével ragyogóan le tudod mérni az arra fordított időmennyiséget, akár projektek, feladattípusok vagy konkrét feladatok megjelölésével.

Az időmérés például az én munkakörömben – virtuális asszisztens – alaptényező, hiszen órabérben dolgozom. De számos olyan vállalkozási terület, tevékenység létezik, ahol bizony mérni kell a munkával töltött időt, és azt dokumentálni, hivatalossá tenni. Ezek az online programok másodpercre pontosan mérnek.

Toggl –  online időmérő felület

A toggl.com ingyenes verziója is képes arra, hogy ügyfelenként, projektenként különítse el a mért időket. Remek riportokat tudunk készíteni pl. arról, hogy melyik munkaterület mennyi időt vett igénybe adott időszak alatt. Ezzel tudjuk mérni

  1. a hatékonyságunkat
  2. az adott területre fordított időmennyiséget
  3. akár azt is, hogy mely területen kell dolgoznunk, hogy hatékonyabbá tegyük, esetleg kiszervezzük

A program által létrehozhatunk külön projekteket, kijelölhetjük a felelősöket, hatásköröket és az előrehaladást követhetjük. Nézd meg, mennyire vannak párhuzamban a projektjeid a becsült időzítésekkel és a költségkeretekkel, és azonnal rájössz, hogy mi az, ami lejárt vagy melyik van a költségvetésed fölött. Ennek tudatában pontosabban megtervezheted az idődet és az erőforrásaidat.

Toggl időmérő program

www.toggl.com

My Hours – időmérő extrákkal

Én ezt a programot használom az időméréshez. Be tudod állítani az ügyfeleket itt is, hogy kinek mennyit és min dolgoztál. Az ingyenes verzióban bármennyi

  1. ügyfelet
  2. feladatot
  3. projektet

be tudsz vinni, nincs korlátozás. Ám az igazán hasznos funkciók már a Pro változatban vannak. Abban tudsz rögtön számlázni is (ezt azért érdemes előtte a könyvelővel átnézetni, hogy megfelel-e a magyar adózási előírásoknak), csapatot létrehozni, feladatokat felülbírálni, jóváhagyni. Éves számlázásban már 6 USD-ért meg is teheted ezeket.

Az én óráim-időmérőprogram

Folyt. köv., még több hasznos irodai programmal…

Addig is: legyen ma is produktív a napod!

Szeretettel,

Andrea – Az Adminisztrátor


Érdekel a virtuális asszisztens szakma? Szeretnél te is belefogni, hogy végre azt csináld, amit szeretsz, méghozzá a saját szabályaid szerint? Vagy éppen van egy olyan ismerősöd, akit érdekelhet?

Rendeld meg A NAGY VA-BOOM – HOGYAN TEREMTS MAGADNAK ÁTLAGON FELÜLI EGZISZTENCIÁT AKTÍV VIRTUÁLIS  ASSZISZTENSKÉNT című ebookomat 20+ oldalas üzleti tervezővel!

A NAGY VA-BOOM - Hogyan teremts magadnak átlagon felüli egzisztenciát Aktív Virtuális Asszisztensként ebook ajándékkal