Készültem egy újabb cikksorozattal, mely olyan kérdésekre tartalmazza a válaszokat, melyeket Ti, kedves olvasóim, érdeklődőim tettetek fel nekem a munkámmal, az együttműködéssel vagy akár magával a virtuális asszisztens szakmával kapcsolatban.
Tudom, hogy a virtuális asszisztencia egy fiatal szakma Magyarországon, ezért is szeretném, ha minél jobban megismertethetném veletek ennek az együttműködésnek a pozitívumát, a hasznát, valamint a működési háttérinformációkat.
A cikksorozat 1. részét itt olvashatjátok >>
Jöjjenek is a további kérdések!
“Hogyan adják át a tudást, az információt a vállalkozók a virtuális asszisztensnek?”
Nos, én csak a magam gyakorlatát tudom megosztani veletek, bár a delegálásnak nagyon sok módja létezik, konkrétan leírom, hogy én mivel tudok a legjobban dolgozni. Kiemelten fontos, hogy világosan, érthetően, szinte számodra – aki valószínűleg eddig végezte a feladatot – szájbarágósan add át a virtuális asszisztensednek a munkát, mert így megkíméled magad a sok visszakérdezéstől, valamint a pénztárcádat az erre eltöltött drága percektől is.
Tehát a számomra bevált feladatkiadási variációk:
- az ügyfél minden új feladatnál kitölti Az Adminisztrátor Virtuális Asszisztencia saját delegálási munkalapját (ezt szeretem a legjobban 🙂 )
- az ügyfél e-mailben elküldi a részletes feladatleírást (vagy csatolmányként, vagy e-mail szövegként)
- az ügyfél a vele együtt megosztott projektmenedzsment programba vagy felhőbe (Trello, Asana, Drive, Dropbox, stb) felvezeti az aktuális feladatot, megjelöli a felelős(öke)t, a határidőt, és csatolja is a munkavégzéshez szükséges mellékleteket – ha vannak
Nagyon lényeges, hogy ne hagyjatok ki semmilyen fontos mellékletet, ami az adott feladathoz kell, mert az félreértéseket, határidőcsúszást, vagy nem megfelelő feladatmegoldást okozhat.
A jó feladatkiadással már félig el is végeztétek a virtuális asszisztenssel való együttműködést – a delegálási folyamatot.
Természetesen minél több időt töltötök el a virtuális asszisztensetekkel, annál könnyebbé válik a kommunikáció, annál kevesebb szóból is meg fogjátok érteni egymást.
“Milyen programokat ismersz, használsz, szeretsz, ajánlasz?”
Ez egy nagyon hasznos kérdés! Egy korábbi a blogcikkemben felsoroltam már azokat a szoftvereket, amiket minden nap használok az irodában, ebben a másikban pedig a kreatív irányba kanyarodva megosztottam a képszerkesztő, konvertáló, videókészítő és egyéb kedvenc programjaimat. Remélem ti is olyan nagy hasznát veszitek majd, mint én.
“Átveszed a meglévő feladatokat, vagy amennyiben szükséges felülvizsgálod azokat és változtatsz is rajtuk, hogy hatékonyabb legyen?”
Ez abszolút a megbízótól függ…ha azt látom rajta, hogy van egy rendszere, amit kínkeservesen bejáratott magának, és amúgy is nehezen viseli a változást, a kiszervezést, nem szoktam okoskodni, vagy megmondani, hogy szerintem mi a helyes – én inkább beletanulok a rendszerbe, mintsem megváltoztassam azt, maximum jó idő elteltével javaslatokat teszek. Természetesen, ha a kommunikációs utat nem tartja be, és emiatt lesz ordítóan hatékonytalan az együttműködés, azt mindig visszaterelem a saját kialakított medrébe, mert azon nem hagyom, hogy elcsússzon a kiszervezés sikere.
Ha a megbízó rugalmas, vagy akár konkrétan véleményt kér, vagy esetleg közösen alakítjuk ki a rendszereket, akkor természetesen nagyon szívesen és lelkesen működöm közre egy hatékony delegálásban. Több, mint 5 évnyi tapasztalatomat nagyon szívesen a megbízóim szolgálatába állítom.
Ne feledd:
Nem kell egyedül viselned a terheket…a munkamegosztás minden esetben produktivitást eredményez!
Legyen ma is produktív a napod!
Andrea – Az Adminisztrátor
