Minden vállalkozónak ismétlődő feladatokat kell elvégeznie, amelyek – bár vállalkozásuk működéséhez nélkülözhetetlenek – időigényesek. Összeállítottam egy listát azokról a tipikusan kiszervezhető feladatokról, melyeket át lehet adni a virtuális asszisztensnek, aki ezzel jelentős időt szabadít fel a vállalkozó mindennapjaiban.
1. Naptárkezelés
Senki sem szereti, ha le kell mondania, vagy (ami a legrosszabb!) el kell hagynia egy fontos találkozót. Az életben előfordulhat ilyen kényes helyzet, de a napi terveződhöz hozzáféréssel rendelkező virtuális asszisztensed segít elkerülni ezeket a helyzeteket azáltal, hogy ellenőrzi, hogy nem tettél-e kétszer előfoglalást, és van-e elég időd ahhoz, hogy az A-találkozóról a B-re időben átérj.
2. Ügyfélkapcsolatok
Tehát elindítottad vállalkozásod, és e-maileket kapsz az érdeklődő ügyfelektől – nagyszerű! De most meg a jelenlegi ügyfelekkel való csevegésekkel, a vevőkkel való találkozásokkal és a potenciális ügyfelekkel kell zsonglőrködnöd, és mire felocsúdsz ebből a mutatványból, már eltelt a munkanapod értékes két órája, és te még mindig e-maileket ellenőrzöl…
A virtuális asszisztensed segítséget nyújthat a beérkező levelek figyelésével, iktatásával, a spamek eltávolításával és személyre szabott, vagy akár az előre beállított válaszok küldésével.
Előfordulhat, hogy sok megkeresés érkezik az ügyfelektől, akik ugyanolyan információkat akarnak megtudni, mint például a termékek vagy szolgáltatások ára, fizetési módok, számlázás, cserelehetőség. A releváns információkkal együtt a virtuális asszisztensed felszabadíthatja az idődet, ha válaszol ezekre a kérdésekre.
3. Konferencia / Csapatépítő tréningek koordinálása
A virtuális asszisztens találkozókat, konferenciákat és vállalati vagy csapatépítő eseményeket is szervezhet.
Minél nagyobb a résztvevők száma, annál inkább szükséges a tapasztalat egy esemény megszervezéséhez. Biztosítani kell a helyszínt megfelelő konferenciatermekkel, esetleg szállás- és transzferszolgáltatásokkal. Érdemes lehet frissítőkről, cateringről gondoskodni, és meg kell tudni, hogy vannak-e speciális követelmények.
Üzleti ajándékokat kellene keresned, de nem fűlik hozzá a fogad? Semmi gond. A virtuális asszisztensed összehasonlító árajánlatokat gyűjt, és mindent elrendez az igények szerint.
4. Üzleti utak szervezése
Sokat utazol üzleti ügyben külföldre, de mindig a legutolsó pillanatban tudod csak megszervezni az utazásodat?
Bízd ezt a feladatot is a virtuális asszisztensedre, aki örömmel megszervezi kényelmes üzleti utadat háztól-házig.
5. Adatbázis-kezelés
Sürgősen kapcsolatba kell lépned egy ügyféllel vagy szállítójával, majd … ”Előfizető ezen a számon nem kapcsolható….” üzenet fogad. OMG!? Valószínűleg az ügyfelek vagy a szállítók kapcsolattartási listájában van a hiba, előfordulhat, hogy a régen megszerzett telefonszámok és e-mail címek időről időre megváltoznak.
A virtuális asszisztensed naprakészen tartja az adatbázisokat.
Ne feledd: nem kell egyedül viselned a terheket…a munkamegosztás minden esetben produktivitást eredményez!
Eredményes kiszervezést kívánok neked – legyen a mai napod is produktív!
Andrea – Az Adminisztrátor
Vezető virtuális asszisztens
